Tidsplan

Målingen gennemføres typisk over en periode på 6-8 uger. Er det første gang, I gennemfører målingen, bruger I muligvis længere tid i forberedelsen.

Husk, at der ikke bør gå for lang tid fra selve målingen er gennemført, til at I tager fat på opfølgningen. Opfølgningen bør ske hurtigst muligt, og senest indenfor to uger. Medarbejderne skal opleve, at der bliver fulgt op på deres besvarelse og resultaterne fra målingen. Ellers vil de næste gang være mindre motiveret til at deltage – og svarprocenten vil falde. Det handler i høj grad om at få skabt en god kultur om målingen, herunder hvordan resultaterne anvendes.

Husk at kommunikere tidsplanen bredt ud i organisationen. Ikke nødvendigvis med alle detaljer, men så alle ved, hvad der sker hvornår. Dette er nemlig også med til at forpligte organisationen og sikre fremdriften.

Neden for ses et eksempel på en overordnet tidsplan, som du kan tage udgangspunkt i.

Uge 1-3: Forberedelse

Forankring i øverste ledelse, fastlæggelse af de overordnede rammer i målingen, involvering af ledere og andre centrale stakeholdere, herunder blandt andre TR/AMR.
Forberedelse og kommunikation omkring målingen på alle niveauer i organisationen.
Klargøring af respondenter i PeopleXact.

Uge 4-6: Dataindsamlingen – målingen sættes i gang og medarbejderne besvarer

I de fleste organisationer anbefaler vi dataindsamlingen gennemført over en periode på 14 dage – fordelt over tre kalenderuger. Dette er erfaringsmæssigt tilstrækkelig til at nå en høj svarprocent. Ved at placere perioden over tre kalenderuger minimeres risikoen for at nogle medarbejdere er fraværende i hele dataindsamlingsperioden, fx grundet ferie eller vagtplaner.
I nogle tilfælde kan det være relevant at strække dataindsamlingen over 21 dage – fordelt over fire uger. Det kan fx være relevant i organisationer hvor medarbejdere har længere perioder i vagt/fri. Vurder i planlægningen, hvorvidt dette er relevant i din organisation. Måske har I erfaringer fra andre lignende målinger, som I kan drage nytte af.
Du bør dog generelt ikke strække dataindsamlingen længere end højest nødvendigt. Jo kortere tid fra medarbejderne har svaret, til resultaterne foreligger og opfølgningen kan ske, jo bedre.
Du kan i PeopleXact selv vælge, hvor lang du ønsker dataindsamlingsperioden. Vi genererer en optimeret tidsplan for dig; optimeret i forhold til dag for udsendelse, påmindelse og afslutning, med sigte på at opnå højest mulig svarprocent.

Uge 7-8: Resultater og opfølgning

Dine resultater er klar samme dag, som målingen afsluttes. I kan derfor komme i gang med opfølgningen umiddelbart efter målingens gennemførelse, og mens medarbejderne fortsat har deres besvarelse i frisk erindring.
Vi anbefaler, at opfølgningsprocessen påbegyndes senest to uger efter resultaterne er gjort tilgængelige.

I tiden frem til næste måling

For at sikre at engagementsmålingen leder til reelle forbedringer i arbejdsmiljøet, er det vigtigt, at der i tiden mellem jeres målinger fastholdes et kontinuerligt fokus på trivsel og engagement. Det kan blandt andet gøres ved at formulere handleplaner og følge kontinuerligt op på dem.

Man kan også supplere engagementsmålingen for hele organisationen med lokale opfølgende målinger for enkelte afdelinger. Lokale målinger kan bruges til at vurdere fremgangen på de områder, som afdelingen arbejder med. Ligesom at mere frekvente målinger kan fastholde fokus på trivsel og engagement gennem året.

Hent kommunikationsmateriale

Hent Rambølls kommunikationsmateriale i PowerPoint format hvori du kan se et eksempel på en tidsplan.